El libro del edificio

Ya hemos hablado en numerosas ocasiones de la importancia que tiene la correcta conservación de los edificios tanto para los usuarios del mismo como para la sociedad en general. También hemos tratado algunas de las herramientas fundamentales que nos permiten controlar el cumplimiento de ese mantenimiento -como las ITE o los IEE- y la necesidad de rehabilitar cuando el inmueble no cumple con las condiciones adecuadas de seguridad. Pero hoy queremos escribir sobre la herramienta de empleo fundamental para el día a día del mantenimiento de los edificios: el LIBRO DEL EDIFICIO.

Del mismo modo que cuando nos compramos, desde una calculadora hasta un coche, siempre vienen acompañados de una documentación que nos explica como usarlo, como cuidarlo, etc. los edificios también poseen este documento que en lugar de manual de instrucciones se llama Libro del Edificio (LE). Por desgracia, en general es un gran desconocido, así que vamos a verlo.

El LE es un “nuevo documento” obligatorio desde mayo de 2000, con la publicación de la Ley de Ordenación de la Edificación, Ley 38/1999 (LOE). 

El LE es el conjunto de documentación que detalla y describe una obra nueva o edificio recién construido y que es entregado a los compradores para su conocimiento y mantenimiento posterior. Se trata, en cierta medida, de los documentos escritos y gráficos que registran la historia de la edificación del edificio.

El LE funcionaría como manual de conservación del edificio. Su funcionalidad práctica, a parte de recopilar toda la documentación generada durante la obra, es la de un Manual de Conservación de la edificación para sus propietarios que recoge las obligaciones de éstos en materia de conservación del inmueble cuando deciden sumarse a la comunidad de propietarios.

Son muchas las Comunidades que han desarrollado disposiciones sobre el Libro del Edificio: Andalucía, Castilla La Mancha, Extremadura, Madrid, Murcia, Navarra, el País Vasco, Principado de Asturias y La Rioja.

En aquellas donde no existe aún disposición al respecto (como en Canarias), el Libro del Edificio contendrá, al menos:

• Acta de recepción del libro del edificio (De empresa promotora a propiedad o comunidad de propietarios)
• Datos Básicos (incluye datos generales de la obra y relación identificativa de todos los agentes que han intervenido)
• Archivo documental de la obra ejecutada:

• Proyecto (con memoria y planos definitivos con las modificaciones hechas en obra; arquitecto a promotor)
• Licencia de obra
• Licencia de primera ocupación
• Certificado final de obra
• Acta de recepción de la obra
• Escritura de obra nueva
• Documentos acreditativos de las garantías obligatorias
• Pólizas de seguros
• Escritura de división horizontal
• Documentos de cargas, si proceden
• Documentos justificativos de reformas, rehabilitaciones y reparaciones, si proceden
• Otros documentos, si proceden
• Instrucciones de uso y mantenimiento del edificio y de sus instalaciones (incluyendo Plan de mantenimiento)
• Documentación del control de recepción en obra
• Certificado de eficiencia energética del edificio terminado
• Copia del libro de subcontratación

Dentro del contenido que hemos visto del libro del edificio, los documentos que más nos interesan son:

1. Las Instrucciones de uso y mantenimiento del edificio
2. y el Plan de mantenimiento

Las instrucciones de uso son indicaciones  donde se establecen una serie de consejos e instrucciones para el correcto uso de cada espacio, ya sean privativos o comunes. Asimismo, se establecen una serie de limitaciones de uso y prohibiciones. También se incluyen en este epígrafe precauciones, recomendaciones y previsiones a tener en cuenta.

Están encaminadas a conseguir, entre otros, los siguientes objetivos:

• Evitar la aparición de síntomas patológicos derivados de un inadecuado uso.
• Mejorar el confort, la salubridad y la seguridad.
• Promover el ahorro de agua y energía, y no contaminar.

Las instrucciones de mantenimiento van encaminadas a conocer las operaciones que periódicamente se precisan acometer en el edificio para preservar la funcionalidad y estética del mismo durante la vida útil para la que el edificio se ha proyectado.

Las operaciones de mantenimiento, por tanto, trascienden de limitarse a arreglar lo que se rompe o a arreglar lo que se ha dejado estropear.

El Plan de mantenimiento del edificio son una serie de fichas. Estas fichas recogen lo indicado en las instrucciones de mantenimiento indicando su periodicidad y la persona responsable de su realización.

Mantenimiento preventivo:

• Hace referencia a las operaciones de mantenimiento preventivo controlado del edificio.
• Las operaciones de mantenimiento preventivo que aparezcan en cada ficha son las que la Propiedad controla directamente su ejecución.
• Para cada operación se determina: el responsable de su ejecución (Responsable) y la periodicidad con que debe realizarse (Periodicidad).

Por último, suelen tener -aunque no siempre- una guía de actuaciones en caso de emergencias:

• Los usuarios de los edificios deben conocer cuál ha de ser su comportamiento si se produce una emergencia. El hecho de actuar correctamente con rapidez y eficacia en muchos casos puede evitar accidentes y peligros innecesarios.
• En este apartado se describen las medidas de carácter preventivo y actuaciones más importantes en relación al edificio que sus usuarios deben adoptar en caso de producirse alguna situación de emergencia.

Todos lo edificios -aunque tal ves no seamos conscientes de ello- cuentan con libro del edificio, ya que es ese archivador que contiene toda la documentación que la comunidad o el personal de mantenimiento va recopilando a lo largo de la vida del edificio, como los contratos con las empresas de mantenimiento de los ascensores, el seguro de la comunidad, etc.

Lo que pasa es que en los edificios anteriores a la LOE, éste no contiene toda la documentación que hemos visto, sino aquella que la comunidad o la propiedad ha ido archivando de forma más o menos intuitiva.

Pero esto va a cambiar, porque la intención es que los edificios existentes se equiparen a los edificios nuevos y se configure el libro del edificio con una documentación completa, algo que ya se prevé desde el documento "Estrategia a largo plazo para la rehabilitación energética en el sector de la edificación en España":

• Crear el “Libro del Edificio para edificios existentes”, como un conjunto permanente actualizado de documentación sobre todas las actuaciones, informes (incluyendo el IEE), certificados, revisiones, obras, etc. que se lleven a cabo sobre cada edificio.

Existen numerosas guías que explican como se realizan Las Instrucciones de uso y mantenimiento del edificio y el Plan de mantenimiento.

Fuente: Curso "Normativa industrial y de edificación aplicable en materia de prevención de riesgos laborales"